2020. április 01., szerda
Hugó

Életmód

A tömeges home office önfegyelmet igényel

Ez a nehéz időszak nagyobb szervezettségre kényszeríti a cégeket, közben a kényszerű home office olyan fejlesztéseket is előre mozdít, amelyekre addig kevés energiát fordítottunk. A szakember szerint azonban ez nagyfokú önfegyelmet és alázatot igényel a munkáltató és a munkavállaló részéről is.

A munkaidő ilyenkor is munkaidő – Profimedia

– A jó vezető ilyenkor átlátja, hogy kinek, mi a feladata, és az informatikus szakemberek segítségével első lépésként gyorsan felméri, hogy mely mukafolyamatokat lehet teljesen kivinni az online térbe – szögezte le Zámbó Márta munkaügyi coach. – Ha ugyanis mindent e-mailben szeretnénk elintézni, akkor a nagy e-mail-cunamiban elvesznek a feladatok és a felelősségek is. Éppen ezért fontos néhány alapvetésben megegyezni, például abban, hogy a munkaidő ilyenkor is munkaidő, a privát idő pedig továbbra is privát idő.


Hozzáférés a belső rendszerhez 

Szükséges a mindenféle irodai fájl, azaz a fájlszerver interneten keresztüli elérése. Itt sok megoldás lehetséges a különböző felhőszolgáltatásoktól (Google Drive, Dropbox stb.) az FTP szerverekig. Erről érdemes egy gyorstalpalót tartani azoknak a munkatársaknak, akiknek az irodában nem kell hálózaton keresztül végezniük a feladataikat.


Online csapatmunka

Az együttműködési és az ellenőrzési pontokat tisztázni kell. A megbeszélt időpontokban tartott online konferenciákra vagy értekezletekre ugyanúgy időben kell bejelentkezni, mint ahogy az irodából is kellemetlen elkésni a reggeli megbeszélésről. Ennek az etikettje is azonos, vagyis nem pizsamában, kócosan, kávézgatva kell bejelentkezni a kamera előtt.

Összehangolás
Kell készíteni egy menetrendet, ami összehangolja a csapatmunkát, hogy mindenki tudja, min kell dolgoznia. Erre is vannak nagyon jó megoldások, például ha egy valaki mondjuk a Google online táblázatkezelőben vezeti a feladatokat. Ennek könnyen át lehet látni a működését, és bizonyos szintig a legtöbb ingyenes.

Direkt kommunikáció

A Facebook Messenger, a Google Hangouts vagy a Skype jó megoldás arra, hogy azokat a munkafolyamatokat beszéljük meg vagy jelezzük egymásnak, amelyeknél csupán odaléptünk a szomszéd íróasztalhoz vagy átmentünk egy másik irodába. Közösen, a csapattal hozzunk döntést, hogy melyik legyen az a csatorna, ahol nem vegyül a céges és a személyes kommunikáció.

Kapcsolódás

Arra is kell forgatókönyv, hogy mi van akkor, ha egy kolléga megbetegszik a home office idején. Ennek a forgatókönyvnek az alapja egy olyan munkaköri ábra, amelyben benne van, hogy az adott munkakörben kinek, milyen feladatai vannak, miért felelős és ki helyettesíti távollét esetén. Ha mindenkinek előre megvan a helyettese, akkor nem váratlanul kell valakinek beugrania.

Eredeti dokumentumok kezelése

A digitális munkavégzés korában is vannak  papír alapú eredeti dokumentumok, amelyekkel dolgozni kell. Ilyenkor a fotózás, szkennelés a megoldás, és egy feljegyzés, hogy a rendes munkarend visszaállásakor hova, milyen eredeti iratokat kell majd csatolni.

Eljött a bizalom ideje

Azoknál a szolgáltató cégeknél, amelyeknél többnyire irodai munka folyik, a munkáltatók 90 százaléka távmunkára küldi munkatársait, amennyiben ezt a vírus megköveteli – derül ki a DreamJo.bs és Az Év Irodája friss közös kutatásából. A home office-hoz szükséges infrastruktúra  legtöbbjüknél már adott, a bizalom azonban részben hiányzik: a megkérdezettek csaknem egyharmada vallott úgy, hogy nem bízik a kollégákban, vagy legalábbis vannak kétségeik afelől, hogy otthonról is biztosan elvégzik-e a rájuk bízott munkát, kétharmad azonban bizakodó.

Kapcsolódó Cikkek